Gedragsregels voor de functie van (project)manager
0. Preambule
0.1 In deze gedragsregels is vastgelegd op welke wijze Promes zich gedraagt in het maatschappelijke verkeer. Met als doel goede en integere dienstverlening, zorgvuldige procedures en een optimaal resultaat voor de opdrachtgever.
0.2 De gedragsregels benadrukken een respectvolle houding opzichte van de opdrachtgever.
1. Doelstelling
Deze gedragsregels hebben ten doel inzicht te geven in het gedrag en de praktijkuitoefening van Promes in het maatschappelijke verkeer en beoogt expliciet te maken wat opdrachtgevers kunnen verwachten van Promes.
2. Oriëntatie en reikwijdte
Voor Promes staat bij de uitvoering van de opdracht het belang van de opdrachtgever centraal, tenzij dit belang in strijd is met de wet, de goede zeden dan wel met de onafhankelijkheid van Promes.
3. Definities
3.1 Promes oefent zijn praktijk uit voor eigen rekening en risico ten behoeve van opdrachtgevers, zoals bedrijven, overheid of instellingen zonder winstdoel.
3.2 Projectmanagement is het, ten behoeve van een opdrachtgever, leiding geven aan een project binnen een door opdrachtgever verstrekte opdracht met een concreet doel en een bepaalde doorlooptijd.
3.3 De “opdracht” is de overeenkomst, waarbij Promes met een opdrachtgever overeenkomt om ten behoeve van de organisatie van de opdrachtgever leiding te geven aan een project, vastgelegd in een projectopdracht met een omschrijving van de werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
4. Algemene gedragsregels
4.1 Promes houdt zich in zijn beroepsuitoefening aan de wet en de instructies en regelgeving zoals door de opdrachtgever vastgelegd en deze algemeen geldend zijn voor medewerkers in vaste dienst.
4.2 Promes verplicht zich ertoe de opdrachtgever op zijn handelwijze aan te spreken indien de opdrachtgever niet voldoet aan oprechtheid, zorgvuldigheid in het verstrekken van informatie en betrouwbaarheid.
5. Onafhankelijkheid
5.1 Promes doet wat redelijkerwijs van hem mag worden verwacht om de schijn van belangenverstrengeling te voorkomen.
5.2 Promes vermijdt dat in de opdracht andere belangen dan die van de opdracht zelf een rol spelen. Wanneer dit niet mogelijk is, zal hij dit aan de opdrachtgever voorleggen en de opdracht neerleggen, tenzij de opdrachtgever voortzetting van de opdracht wenst.
5.3 In de situatie dat Promes in de uitoefening van de opdracht te maken krijgt met opdrachtgevers van andere projecten worden naar deze “andere” opdrachtgevers de regels van geheimhouding zoals beschreven in hoofdstuk 7 in acht gehouden.
5.4 Bij het geven van opdrachten ten behoeve van het opgedragen project aan derden is geen sprake - direct noch indirect, op dat moment noch later - van een enig (financieel) voordeel voor Promes.
5.5 De (project)manager onthoudt zich van publiekelijke negatieve uitlatingen die nadelig (kunnen) zijn voor opdrachtgever.
6. Deskundigheid en kwaliteit van de dienstverlening
6.1 De (project)manager zet zijn (des)kundigheid en werkcapaciteit zo goed en doelmatig mogelijk in voor de uitvoering van de opdracht.
6.2 Promes aanvaardt slechts die opdrachten waarvoor hij op grond van door hem aannemelijk te maken kennis en ervaring gekwalificeerd is.
6.3 Promes maakt in de opdracht aan de opdrachtgever duidelijk wat deze in de specifieke opdrachtsituatie mag verwachten.
6.4 Bij de uitvoering zorgt de (project)manager ervoor dat hij – indien noodzakelijk – derden inschakelt ter zake van onderwerpen die specifiek zijn voor de opdracht en waarin opdrachtnemer niet zelf (voldoende) deskundig is.
7 Zorgvuldigheid en geheimhouding
7.1 (project)manager neemt strikte zorgvuldigheid en geheimhouding in acht met betrekking tot informatie die hem in het kader van de opdracht ter kennis is gekomen.
7.2 In het algemeen gebruikt de (project)manager informatie met vertrouwelijk karakter alleen voor zover de uitvoering van de opdrachtuitvoering dit vordert dan wel wet of regelgeving daartoe verplicht.
7.3 De (project)manager is bij het uitvoeren van de opdracht terughoudend met het geven van oordelen over personen. Zo'n oordeel dient in functie te staan van de opdracht en wordt niet eerder gegeven dan nadat de betrokken persoon of personen door hoor en wederhoor hun mening of oordeel kenbaar hebben kunnen maken. Daarbij past een zorgvuldige afweging van enerzijds het belang van het individu en anderzijds dat van de opdrachtgever.
7.4 Promes aanvaardt geen opdracht als hij daardoor het belang van een eerdere opdrachtgever rechtstreeks en aantoonbaar schaadt.
8 Opdrachtaanvaarding en -uitvoering
8.1 Alvorens een opdracht te aanvaarden, draagt Promes er zorg voor dat over de inhoud en de uitvoeringscondities van de opdracht schriftelijk wilsovereenstemming tot stand komt tussen de opdrachtgever en Promes.
8.2 Opdrachtnemer stelt zich op de hoogte van de verwachtingen, context en het mandaat van de opdrachtgever, voordat hij de opdracht aanvaardt.
8.3 Promes aanvaardt geen opdracht waarmee de opdrachtgever geen goede en doelmatige ondersteuning kan worden geboden.
8.4 Promes aanvaardt geen opdracht en beëindigt een reeds in uitvoering zijnde opdracht indien de opdrachtgever onwettige doelstellingen nastreeft. Promes werkt ook niet mee aan het gebruik van onwettige methoden.
8.5 Indien zich tijdens de uitvoering van de opdracht feiten of omstandigheden voordoen die wijziging van de overeenkomst noodzakelijk maken, pleegt Promes daarover tijdig overleg met de opdrachtgever en draagt er zorg voor dat wijzigingen in de overeenkomst schriftelijk worden vastgelegd.
8.6 Promes schort de uitvoering van de opdracht op, indien op grond van omstandigheden die zich aan zijn invloed onttrekken, een goede opdrachtuitvoering belemmerd wordt (overmacht) of indien er met de opdrachtgever een onoplosbaar verschil van mening bestaat over de wijze waarop de opdracht moet worden uitgevoerd. Indien Promes zijn opdracht (eventueel voortijdig) beëindigt, doet hij dat op een voor de opdrachtgever zorgvuldige wijze.
8.7 (project)manager informeert de opdrachtgever tijdig en duidelijk over de structurering, aanpak en voortgang van zijn opdracht.
8.8 De (project)manager spant zich naar beste vermogen in het resultaat dat bij de opdracht wordt beoogd, te bereiken (inspanningsverplichting). Het bereiken van dit resultaat wordt alleen dan gegarandeerd, indien opdrachtnemer en opdrachtgever vóór het aanvaarden van de opdracht overeenstemming bereiken over het te behalen resultaat en indien tussen partijen vaststaat dat de omschrijving van het te behalen resultaat slechts voor één uitleg vatbaar is en het resultaat objectief vaststelbaar is (resultaatverplichting).
8.9 Promes zal gedurende maximaal drie jaar de documentatie van de door hem uitgevoerde opdracht (doen) bewaren, mede met het oog op eventuele verantwoording achteraf. Hij zorgt ervoor dat van zijn archief geen misbruik kan worden gemaakt.
8.10 Promes draagt zorg voor de continuïteit van de opdrachtuitvoering in geval van afwezigheid door ziekte of anderszins.
8.11 De (project)manager sluit een opdracht af met een verzoek aan de opdrachtgever om een schriftelijke of mondelinge evaluatie te geven van de wijze waarop de opdracht is uitgevoerd.
8.12 Indien Promes door overmacht of onmacht, faillissement daaronder begrepen, niet meer in staat is de opdracht te voltooien, dan draagt de (project)manager, desgewenst door opdrachtgever, er zorg voor dat een andere (project)manager, tegen dezelfde voorwaarden de opdracht conform de overeenkomst voltooit. Voorwaarde hierbij is dat de overeenkomst binnen de daarin gestelde voorwaarden redelijkerwijs uitvoerbaar is. Tevens dienen aanvullende afspraken gemaakt te worden tussen opdrachtgever en de nieuwe opdrachtnemer indien bepaalde werkzaamheden noodzakelijkerwijs opnieuw gedaan moeten worden.
8.13 Indien de (project)manager rapporteert aan de opdrachtgever, dan zal hij desgevraagd aangeven op welke gegevens, inzichten en ervaringen zijn bevindingen en conclusies zijn gebaseerd.
9 Honorering
9.1 Promes zal zowel bij het uitbrengen van een offerte als bij het factureren een honorarium aanbieden / in rekening brengen dat in overeenstemming is met de te verrichten / verrichte diensten en de aanvaarde verantwoordelijkheden.
9.2 De grondslag van het honorarium wordt gevormd door de aan de opdracht bestede hoeveelheid arbeid en kosten, tenzij hiervan, voorafgaand aan de opdracht, schriftelijk is afgeweken.
10 Personeel van opdrachtgever
10.1 Promes mag niet het initiatief nemen om een persoon die in dienst is van de opdrachtgever en betrokken is bij de opdracht, aan te bieden bij hem of bij een ander in dienst te treden.
10.2 Deze gedragsregel is van kracht voor een periode vanaf de aanvang van de opdracht tot één jaar na het beëindigen van de laatste opdracht voor de opdrachtgever.