Visie op projectmanagement
Een project is een tijdelijk, samenhangend geheel van activiteiten met een eenduidige doelstelling, die door middel van een eenmalig, niet routinematig verlopend proces gerealiseerd moet worden door meerdere eenheden van een organisatie, dan wel door eenheden van meerdere organisaties, voor een aanwijsbare opdrachtgever.
Voor de beheersing van projecten wordt veelal een projectorganisatie opgezet. Daarbij wordt een projectleider aangewezen, dient een projectplan te worden opgesteld en markeren verplichte documenten de overgang van de ene naar de andere planningsfase.
Voor kleinere en meer eenvoudige projecten is een dergelijke projectorganisatie veelal te zwaar, maar wordt wel gewerkt volgens de principes van projectmatig werken. In plaats van een projectleider (met speciale bevoegdheden) wordt een persoon als trekker worden aangewezen, die voor de organisatie het aanspreekpunt vormt. Er worden in dat geval minder stringente eisen gesteld in de zin van projectplan, fasering en het opstellen van tussentijdse documenten. De principes van projectmatig werken blijven wel van toepassing zoals het uitgangspunt dat één persoon (eindverantwoordelijke), d.w.z. dat elk dossier één probleemhouder heeft.
Kenmerken van projectmatig werken
o Er is een projectstructuur gedefinieerd naast de normale lijnstructuur, met taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (= TBV’s).
o De op te leveren resultaten en randvoorwaarden worden duidelijk gedefinieerd in een projectopdracht.
o Het gewenste projectresultaat hoeft niet volledig nieuw te zijn, maar bevat wel veel nieuwe elementen.
o Voor het uitvoeren van het project zijn te onderscheiden fases, beslismomenten en tussenresultaten gedefinieerd.
o Een projectgroep bestaat uit medewerkers van meerdere organisatieonderdelen (eventueel organisaties).
o Er zijn duidelijke afspraken gemaakt (o.a. verwerkt in werkplannen) over de inzet van capaciteit van medewerkers en andere middelen.
o Een project heeft een eigen budget en de projectleider is budgethouder.
o Een project heeft een eindige, gedefinieerde levensduur.
o Een project is van dusdanig belang dat het de nodige prioriteit krijgt zodat gemaakte afspraken over planning en capaciteitsinzet nagekomen worden.
o Een project heeft een aanwijsbare opdrachtgever en opdrachtnemer.
Een voordeel van projectmatig werken is, dat we daarmee voorwaarden scheppen om het beoogde resultaat te bereiken. De effectiviteit, het beoogd resultaat staat voorop. Het opzetten van een projectorganisatie heeft nut als:
- een groot belang in het geding is, politiek, bestuurlijk of maatschappelijk.
- een nieuw nog niet ontgonnen thema in het geding is
- het meerdere vakgebieden betreft en afdelingsoverstijgend is.
- het is een ingewikkelde kwestie betreft met veel aspecten.
- er is een groot belang met betrekking tot kosten, tijd en capaciteit.
Zie voor een meer uitgebreide beschrijving en een plan van aanpak voor implementatie van projectmatig werken.